Ja, uw werkgever kan verhuiskosten onbelast vergoeden, mits de verhuizing zakelijk is. Onder de Werkkostenregeling (WKR) geldt voor 2026 een gerichte vrijstelling van €7.750. Dat werkt alleen met een juiste aanwijzing en sluitende administratie. Of de verhuizing echt zakelijk is, bepalen onder meer afstand, timing en bewijsstukken.
Kort samengevat:
- Leg de zakelijke aanleiding vóór de verhuizing schriftelijk vast en bewaar oude en nieuwe adressen, reisafstanden, de werkgeversopdracht, afspraken en verhuisfacturen.
- In 2026 geldt €7.750 als gerichte vrijstelling; het meerdere valt in de vrije ruimte, waar overschrijding leidt tot 80% eindheffing voor de werkgever.
- Laat de werkgever het verhuisbedrijf zelf inhuren en de factuur op diens naam zetten; vergoedt hij de werknemer achteraf, dan is de btw doorgaans niet aftrekbaar.
- Verhuisverlof en reiskostenvergoeding zijn niet wettelijk gegarandeerd: controleer de cao, arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement en leg afwijkende afspraken vooraf schriftelijk vast.
Inhoudsopgave
- Wanneer is een verhuizing zakelijk?
- Hoe werken de WKR en het €7.750-forfait?
- Welke stappen nemen werkgever en werknemer?
- Hoe zit het met btw bij een verhuisbedrijf?
- Krijgt een werknemer verlof en reiskosten na verhuizing?
- Hoe richt u het verhuisbeleid slim in?
- Wat wij zouden doen: begin bij het bewijs
- Zakelijke verhuizing uitbesteden aan BudgetMoving
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Wanneer is een verhuizing zakelijk?
Een verhuizing geldt als zakelijk wanneer werk de directe aanleiding is, bijvoorbeeld een nieuwe baan of een bedrijfsverplaatsing. Een verhuizing om privéredenen, zoals een groter huis, valt er niet onder, ook niet als de werkgever er een bijdrage aan wil leveren. Adviseurs gebruiken in de praktijk afstands- en tijdscriteria als bewijsvermoeden: een flink kortere reisafstand tussen woning en werk na de verhuizing wijst op een zakelijke aanleiding. Bij een bedrijfsverplaatsing speelt ook mee dat de verhuizing binnen een redelijke periode na de wijziging plaatsvindt. Wij raden aan hiervoor een passende termijn aan te houden.
Wat telt als bewijs? Leg deze stukken vast:
- de arbeidsovereenkomst of een wijziging daarvan met de nieuwe werklocatie;
- een relocatiebrief of opdracht van de werkgever waarin de zakelijke reden staat;
- de oude en nieuwe woonadressen met de bijbehorende reisafstand naar het werk;
- een schriftelijke bevestiging van de afspraak over de vergoeding;
- de offertes en facturen van het verhuisbedrijf.
Twijfelt u over een grensgeval? Dan is het slim de zakelijke reden vóór de verhuizing schriftelijk vast te leggen. Achteraf reconstrueren kost tijd en levert zelden een sterk dossier op. Welke posten daarna fiscaal meetellen, leest u in onze toelichting over aftrekbare verhuiskosten.
Hoe werken de WKR en het €7.750-forfait?
De Werkkostenregeling bepaalt hoe een werkgever vergoedingen en verstrekkingen aan personeel fiscaal behandelt. Veel vergoedingen vallen binnen de vrije ruimte van de werkgever. Voor verhuiskosten bestaat daarnaast een gerichte vrijstelling: in 2026 is dat een vast bedrag van €7.750. De cijferbijlage van de Belastingdienst noemt dit bedrag expliciet voor 2026.
Het belastingvrije forfait voor een zakelijke verhuizing is in 2026 €7.750. Daarboven is vergoeden alleen nog mogelijk via de vrije ruimte of als belast loon.
Een gerichte vrijstelling heeft een praktisch voordeel: ze telt niet mee voor de vrije ruimte. Het Handboek Loonheffingen 2026 legt uit dat een onjuiste aanwijzing tot eindheffing kan leiden. Dit zijn de gevolgen voor de uitvoering:
- Blijft u binnen €7.750 en is de verhuizing aantoonbaar zakelijk, dan kan de vergoeding onbelast.
- Komt u boven de gerichte vrijstelling uit, dan moet het meerdere via de vrije ruimte lopen.
- Overschrijdt de werkgever die vrije ruimte, dan geldt over het meerdere een eindheffing van 80% voor rekening van de werkgever.
Het is dus niet genoeg dat het bedrag onder het forfait blijft. De aanwijzing in de loonadministratie moet kloppen.
Welke stappen nemen werkgever en werknemer?
Zo houdt u de vergoeding onbelast en controleerbaar:
- Leg de zakelijke reden vast in een relocatiebrief of aanvulling op de arbeidsovereenkomst.
- Laat offertes en facturen van het verhuisbedrijf op naam van de werkgever stellen.
- Wijs de vergoeding in de loonadministratie aan als gerichte vrijstelling, of kies bewust voor belast loon of eindheffing.
- Bewaar alle bewijsstukken in het personeelsdossier en in de financiële administratie.
Bij de keuze tussen belast loon en eindheffing speelt de gebruikelijkheidstoets mee: is de vergoeding naar normale maatstaven gebruikelijk, gezien functie, afstand en omstandigheden? Een royale bijdrage voor een gewone verhuizing zonder duidelijke zakelijke aanleiding trekt eerder aandacht. Wie wat bewaart is eenvoudig: de werknemer houdt zijn eigen bewijs bij, HR de relocatiebrief en afspraken, de salarisadministratie de aanwijzing en de facturen.
Pro-tip: maak voor elke verhuizing één dossiermap met alle stukken, zodat een loonheffingencontrole geen zoektocht wordt.
Hoe zit het met btw bij een verhuisbedrijf?
Bij btw maakt het uit wie de opdracht geeft. De Belastingdienst vermeldt dat btw alleen aftrekbaar is wanneer de werkgever de dienst zelf inkoopt en de factuur op diens naam staat. Betaalt de werknemer het verhuisbedrijf en krijgt hij daarna een vergoeding in geld, dan is de btw doorgaans niet aftrekbaar. Meer achtergrond vindt u in onze pagina over btw op verhuisdiensten.
Voor de uitvoering betekent dit:
- De werkgever vraagt de offerte aan en tekent de opdracht, niet de werknemer.
- De factuur heeft de bedrijfsnaam en het btw-nummer van de werkgever, met een gespecificeerde omschrijving van de werkzaamheden.
- De zakelijke reden van de verhuizing is vastgelegd bij de opdracht.
- Een cashvergoeding aan de werknemer vermijdt u liever, omdat daarmee de btw-aftrek meestal vervalt.
Voor een kantoor of afdeling die in één keer verhuist, vindt u richtprijzen in ons overzicht van kantoorverhuizing kosten.
Krijgt een werknemer verlof en reiskosten na verhuizing?
Een wettelijk recht op betaald verlof om te verhuizen bestaat niet. Of een werknemer een verhuisdag krijgt, hangt af van de cao, de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement. Veel cao’s bevatten wel een regeling voor verhuisverlof, maar of het betaald of onbetaald is, verschilt per overeenkomst. Controleer dat dus vóór de verhuisdatum.
Voor reiskosten geldt iets vergelijkbaars. Volgens Het Juridisch Loket moet een reiskostenvergoeding in de arbeidsovereenkomst, cao of het reglement staan; zonder afspraak is de werkgever niet verplicht te betalen. Wijzigt de werkplek en wordt de reistijd langer, dan kunt u afspraken schriftelijk vastleggen. Handig om af te spreken:
- hoeveel verlofdagen er zijn voor de verhuizing en of ze doorbetaald worden;
- of er een reiskostenregeling geldt na de verhuizing, en voor hoelang;
- wat er gebeurt bij langere reistijd door een nieuwe werklocatie;
- of kort verzuimverlof of calamiteitenverlof van toepassing is bij een onvoorziene situatie.
Hoe richt u het verhuisbeleid slim in?
Een verhuisbeleid beschermt de fiscale status en scheelt administratie. Wij zien enkele vaste onderdelen terugkomen: een standaard relocatieprotocol, een bewijsset per verhuizing en één declaratieprocedure voor alle werknemers. Laat facturen consequent op naam van de werkgever stellen en leg de aanwijzing binnen de WKR vast, met een duidelijke bewaartermijn. Zo hoeft HR niet per geval het wiel opnieuw uit te vinden.
Pro-tip: kies een verhuisbedrijf dat standaard op naam van de werkgever factureert, dan lossen btw en bewijs zich bijna vanzelf op.
Wat wij zouden doen: begin bij het bewijs
De meeste verhuisvergoedingen lopen niet stuk op het bedrag, maar op het dossier. Veel gidsen openen met het €7.750-forfait, alsof het getal het probleem oplost. Dat getal is slechts de bovengrens. De echte vraag is of u achteraf kunt aantonen dat het werk de verhuizing veroorzaakte. Wie dat niet kan, heeft aan een hoog forfait weinig.
Onze aanbeveling: regel eerst de zakelijke onderbouwing en de factuurstroom, en bepaal daarna pas de hoogte van de vergoeding. Het inschakelen van een professioneel verhuisbedrijf op naam van de werkgever is daarbij meestal simpeler dan een cashvergoeding achteraf. Het vermindert discussie over btw en maakt de aanwijzing in de loonadministratie eenvoudiger. En zet vooraf op papier wat u afspreekt over verlof en reiskosten, want daar ontstaan de meeste meningsverschillen.
— BudgetMoving.nl
Zakelijke verhuizing uitbesteden aan BudgetMoving
Wij verzorgen zakelijke verhuizingen waarbij de werkgever opdrachtgever is: van een kantoorverhuizing tot een verhuislift wanneer meubels niet door het trappenhuis passen. Daarnaast bieden we een inpakservice, tijdelijke opslag en verhuisboxverhuur. Onze offerte is vooraf duidelijk. Wilt u weten wat een zakelijke verhuizing kost of heeft u spoed? Vraag een offerte aan en we denken met u mee.
Veelgestelde vragen
Heeft u recht op een verhuiskostenvergoeding van uw werkgever?
Nee, er bestaat geen wettelijk recht op een verhuiskostenvergoeding. Het hangt af van uw arbeidsovereenkomst, cao of bedrijfsreglement. Maakt u afspraken, leg ze dan schriftelijk vast.
Heb je recht op een vrije dag voor verhuizen?
Niet automatisch. Er is geen wettelijk recht op betaald verlof voor een verhuizing. Veel cao’s regelen het wel, dus controleer uw eigen cao of arbeidsovereenkomst.
Heeft een werknemer recht op reiskostenvergoeding na een verhuizing?
Alleen als dat is afgesproken. De werkgever is niet verplicht reiskosten te betalen als dat niet in contract, cao of reglement staat. Wordt de reistijd door de verhuizing langer, bespreek dan schriftelijke afspraken.
Hoeveel verhuisvergoeding kan een werkgever onbelast geven in 2026?
De gerichte vrijstelling bedraagt €7.750. Dat is de grens voor een belastingvrije vergoeding bij een zakelijke verhuizing, mits correct aangewezen en aantoonbaar.
Bronnen
- Rsm
- Tarieven, bedragen en percentages loonheffingen vanaf 1 januari 2026
- Handboek Loonheffingen 2026 – Versie maart
- Toegestane btw-aftrek bij personeelsvoorzieningen | Belastingdienst
