Een interne verhuizing op kantoor verloopt goed wanneer drie dingen vooraf vastliggen: de nieuwe plattegrond met genummerde werkplekken, de volgorde waarin ruimtes leeg en weer vol gaan, en het moment waarop er gesjouwd wordt zonder dat het werk stilvalt. Het adres blijft hetzelfde, maar de logistiek is vaak complexer dan gedacht: liften die gedeeld worden met andere huurders, gangen die vrij moeten blijven, IT die op maandagochtend moet werken en een ondernemingsraad die mogelijk advies moet geven. In dit artikel zet BudgetMoving.nl de aanpak stap voor stap uiteen, met de regels die gelden, de voorbereiding per afdeling en een concreet rekenvoorbeeld.
Kort samengevat
- Een interne verhuizing is het verplaatsen van afdelingen of werkplekken binnen hetzelfde pand, bijvoorbeeld naar een andere etage of omdat een verdieping vrij moet voor een verbouwing.
- Heeft uw organisatie een ondernemingsraad, dan is ook een verhuizing binnen hetzelfde gebouw in de regel adviesplichtig. Plan dat traject vóór de verhuisdatum.
- De volgorde bepaalt het resultaat: eerst de ruimte gereed, dan inrichting en bekabeling, dan verhuizen, testen en opleveren.
- Verhuizen na sluitingstijd of in het weekend houdt de onderbreking voor medewerkers minimaal.
- De kosten hangen af van het aantal werkplekken, de hoeveelheid inventaris, de bereikbaarheid en extra diensten zoals een verhuislift, opslag of montage.
Inhoudsopgave
- Wat een interne verhuizing is en wanneer die nodig is
- Eerst de formaliteiten: ondernemingsraad en RI&E
- De juiste volgorde: stappenplan voor een interne kantoorverhuizing
- Medewerkers, werkplekken en inventaris voorbereiden
- Zware meubels verplaatsen en het gebouw beschermen
- De werkonderbreking zo klein mogelijk houden
- Welke ondersteuning u nodig kunt hebben
- Wat kost een interne kantoorverhuizing?
- Hoe BudgetMoving.nl naar interne verhuizingen kijkt
- Uw interne verhuizing laten uitvoeren
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Wat een interne verhuizing is en wanneer die nodig is
Bij een interne verhuizing blijft de organisatie op hetzelfde adres, maar verandert de indeling. Afdelingen wisselen van verdieping, een team groeit en krijgt een grotere ruimte, of een complete etage moet tijdelijk leeg omdat er verbouwd wordt. Ook de overstap naar flexwerkplekken, het samenvoegen van twee afdelingen of het huren van een extra verdieping in hetzelfde gebouw zijn typische aanleidingen.
Het verschil met een volledige bedrijfsverhuizing zit vooral in de schaal en de omgeving. Er hoeft geen vrachtwagen door de stad, er is geen nieuwe huurovereenkomst en de adreswijziging blijft meestal beperkt. Tegelijk werkt u in een pand dat in gebruik blijft. Collega’s van andere afdelingen, bezoekers en soms andere huurders lopen door dezelfde gangen en gebruiken dezelfde liften. Dat maakt de planning nauwkeuriger: er is minder ruimte om dozen tijdelijk neer te zetten en elke verplaatsing moet passen in de dagelijkse gang van zaken.
Een interne verhuizing is daarom geen klus van een middagje sjouwen. Het is een kort project met een eigen draaiboek, een verantwoordelijke en een vaste volgorde.
Eerst de formaliteiten: ondernemingsraad en RI&E
Veel organisaties onderschatten dat een interne verhuizing juridisch niet altijd een vrijblijvende facilitaire beslissing is.
Advies van de ondernemingsraad
Volgens de Rijksoverheid over de rechten van de OR moet een ondernemer advies vragen aan de ondernemingsraad bij belangrijke financiële, economische en organisatorische besluiten, en geldt instemmingsrecht bij besluiten over onder meer arbeidsomstandigheden en werktijden. Specifiek voor verhuizingen stelt Fundament over het adviesrecht bij een verhuizing dat een verhuizing van (een deel van) een organisatie adviesplichtig is, ook wanneer die binnen hetzelfde kantoorgebouw plaatsvindt.
In de praktijk betekent dit: betrek de OR op het moment dat het plan nog kan worden bijgestuurd, niet wanneer de verhuizer al is ingepland. Twijfelt u of uw situatie onder het adviesrecht valt, bijvoorbeeld bij een kleine herschikking van enkele bureaus, leg de vraag dan voor aan uw HR-adviseur of een arbeidsrechtjurist voordat u een datum vastlegt.
De risico-inventarisatie bijwerken
Werkgevers moeten de RI&E aanpassen zo vaak als nodig is. Het Arboportaal over de onderdelen van de RI&E noemt een verhuizing naar een nieuw bedrijfspand als reden voor actualisatie. Een ingrijpende herindeling binnen het pand verdient dezelfde kritische blik: veranderen vluchtroutes, de verlichting bij beeldschermwerk of de plaatsing van printers en archiefkasten, dan hoort dat in de RI&E terug te komen.
De juiste volgorde: stappenplan voor een interne kantoorverhuizing
Een interne verhuizing slaagt of faalt op volgorde. Een team kan niet naar de derde verdieping zolang die nog niet leeg is, en een lege verdieping is niet bruikbaar zolang de netwerkaansluitingen niet werken. Het onderstaande stappenplan is de volgorde die BudgetMoving.nl hanteert bij het voorbereiden van een interne kantoorverhuizing.
- Wijs één verhuiscoördinator aan. Eén persoon bewaakt de samenhang tussen facilitair, IT, de afdelingshoofden en de verhuizer. Bij meerdere aanspreekpunten raken afspraken zoek.
- Leg de aanleiding en de omvang vast. Gaat het om één afdeling, een volledige etage of een carrousel waarbij meerdere teams achter elkaar schuiven? Dat bepaalt het aantal verhuismomenten.
- Teken de nieuwe plattegrond en nummer elke werkplek. Elk bureau, elke kast en elke ruimte krijgt een code die terugkomt op de labels.
- Doorloop het OR-traject en werk de RI&E bij waar nodig, zoals hierboven beschreven.
- Maak de ontvangende ruimte gereed. Schilderwerk, vloerbedekking en verbouwing zijn afgerond voordat er één doos binnenkomt.
- Regel inrichting en bekabeling. Netwerkpunten, stroom, kabelgoten en eventuele nieuwe meubels staan klaar.
- Plan de verhuismomenten, bij voorkeur na sluitingstijd of in het weekend, en reserveer liften en laad- en loszones bij de gebouwbeheerder of VvE.
- Verhuis per afdeling in de afgesproken volgorde, waarbij de eerst vrijgekomen ruimte direct de volgende bestemming wordt.
- Test en lever op. Elke werkplek wordt gecontroleerd op stroom, netwerk en compleetheid voordat medewerkers terugkomen.
- Ruim op en evalueer. Lege dozen, verpakkingsmateriaal en overbodig meubilair worden afgevoerd of opgeslagen.
Hoeveel doorlooptijd nodig is, hangt af van de omvang. Grote organisaties werken vaak met een vaste interne procedure: de Vrije Universiteit Amsterdam vraagt medewerkers bijvoorbeeld een interne verhuizing minimaal tien werkdagen vooraf aan te vragen, zodat omvang en afstemming met IT beoordeeld kunnen worden. Voor een complete etage met tientallen werkplekken is een voorbereiding van enkele weken realistischer. Een uitgebreid draaiboek met tijdlijn vindt u in ons artikel over planning van een bedrijfsverhuizing.
Medewerkers, werkplekken en inventaris voorbereiden
Inventariseren per afdeling
Begin met de vraag wat er meegaat. Per afdeling wordt vastgelegd welke bureaus, stoelen, kasten, archiefstukken en apparatuur verhuizen, wat achterblijft en wat wordt afgevoerd. Een interne verhuizing is een goed moment om archieven op te schonen: elke strekkende meter papier die niet mee hoeft, scheelt tijd op de verhuisdag. Leg ook vast welke meubels gedemonteerd moeten worden om door deuren of in de lift te passen.
Labelen en nummeren
Laat medewerkers hun eigen spullen inpakken en labelen met de code van hun nieuwe werkplek. De verhuizer plaatst dan elke doos direct op de juiste plek, zonder dat iemand op de verhuisdag hoeft uit te zoeken van wie wat is. Gebruik één kleur of één codesysteem per verdieping, en hang op de nieuwe locatie bij elke deur en op elk bureau dezelfde code. Stevige verhuisdozen die u kunt huren en na afloop teruggeeft, voorkomen dat het pand vol ligt met kartonnen dozen; zie onze verhuisboxverhuur.
Communicatie met medewerkers en andere gebruikers
Informeer medewerkers ruim vooraf over de datum, wat zij zelf moeten doen en wanneer hun werkplek weer bruikbaar is. Vergeet de andere gebruikers van het pand niet: receptie, schoonmaakdienst, beveiliging en eventuele medehuurders moeten weten wanneer liften of gangen tijdelijk bezet zijn.
IT en werkplekinrichting
IT is vaak het onderdeel dat bepaalt of maandagochtend soepel begint. Laat computers, servers en netwerkapparatuur bij voorkeur loskoppelen en aansluiten door uw eigen IT-afdeling of IT-leverancier, en zorg dat de verhuizer weet welke apparatuur hij verplaatst en welke niet. Controleer vooraf of op de nieuwe werkplekken voldoende stroompunten, stekkerblokken, monitorarmen en dockingstations aanwezig zijn. Een checklist om stilstand te voorkomen staat in ons artikel over de IT-verhuizing zonder downtime.
Zware meubels verplaatsen en het gebouw beschermen
Archiefkasten, kluizen, vergadertafels en printers zijn het zware deel van elke interne verhuizing. De Arbowet stelt geen vaste tilgrens, maar werk mag geen risico opleveren voor veiligheid en gezondheid en tillen en dragen hoort in de RI&E te zijn opgenomen. Medewerkers vragen om na werktijd zelf de archiefkasten een verdieping hoger te dragen, is daarom geen verstandige besparing. Een volle archiefkast eerst leeghalen en daarna met een kastenroller of steekwagen verplaatsen, is veiliger voor mens en pand.
Bescherming van het gebouw verdient evenveel aandacht:
- Vloeren: afdekken met stevig plaat- of foliemateriaal op de looproutes, zeker bij parket, gietvloeren of lichte vloerbedekking.
- Deurposten en hoeken: voorzien van hoekbeschermers waar karren en meubels langs gaan.
- Liften: bekleden met beschermdekens en vooraf reserveren bij de gebouwbeheerder, inclusief het maximale draagvermogen.
- Gangen en vluchtroutes: nooit blokkeren. Spreek af waar tijdelijk materiaal mag staan en wanneer de route weer vrij is.
- Trappenhuizen: alleen gebruiken als de lift echt niet volstaat, en dan met twee personen en het juiste hulpmateriaal.
Past een groot meubelstuk niet in de lift of door het trappenhuis, dan biedt een verhuislift langs de gevel uitkomst, ook bij verplaatsingen binnen hetzelfde pand. Wanneer dat zinvol is, leest u in meubels via het raam hijsen. Voor het plaatsen van een verhuislift op de openbare weg is vaak een ontheffing of melding bij de gemeente nodig; de regels verschillen per gemeente, dus controleer dit ruim vooraf bij uw eigen gemeente.
De werkonderbreking zo klein mogelijk houden
Het doel van een goede interne verhuizing is dat medewerkers op vrijdagmiddag hun bureau verlaten en op maandagochtend op een nieuwe, werkende plek beginnen. Dat vraagt om een paar vaste keuzes:
- Werk buiten kantoortijd. Verhuizen na sluitingstijd of in het weekend voorkomt dat teams halverwege de dag zonder werkplek zitten en houdt de liften overdag vrij voor collega’s en bezoekers.
- Verhuis in fases. Bij een carrousel waarin meerdere afdelingen schuiven, verhuist elke avond één afdeling. Zo is er nooit meer dan één team tegelijk in beweging.
- Houd een noodvoorraad bij de hand. Een paar extra stekkerblokken, netwerkkabels en adapters lossen de meeste kleine problemen op de eerste ochtend op.
- Laat montage direct uitvoeren. Bureaus die op de nieuwe plek pas na een week worden gemonteerd, kosten meer productiviteit dan de verhuizing zelf.
- Plan een nazorgmoment. Een verhuiscoördinator die de eerste ochtend rondloopt en meldingen verzamelt, voorkomt dat kleine ongemakken blijven liggen.
Komt de vrijgemaakte verdieping pas weken later weer beschikbaar, bijvoorbeeld door een verbouwing, dan is tijdelijke opslag van overtollig meubilair vaak goedkoper dan het pand ermee vol te zetten.
Welke ondersteuning u nodig kunt hebben
Niet elke interne verhuizing vraagt om hetzelfde pakket. Onderstaand overzicht laat zien welke diensten van BudgetMoving.nl bij welke situatie passen, met de tarieven zoals gepubliceerd op onze website.
| Dienst | Wanneer zinvol | Tarief |
|---|---|---|
| Kantoorverhuizing | Verplaatsen van werkplekken, kasten en inventaris van afdelingen of etages | €200 per uur |
| Verhuislift | Meubels die niet in de lift of het trappenhuis passen | €132 per uur |
| Inpakservice | Wanneer medewerkers geen tijd hebben om zelf in te pakken, of bij archieven | €45 per uur |
| Handyman | Demontage en montage van bureaus, kasten en wandplanken | €33 per uur |
| Tijdelijke opslag | Bij een verbouwing of wanneer meubilair tijdelijk niet nodig is | Op aanvraag |
| Verhuisboxverhuur | Stevige dozen voor persoonlijke spullen en archief | Op aanvraag |
Daarnaast rekenen wij voorrijkosten; die staan niet als vast bedrag op onze site en worden in de prijsopgave vooraf meegenomen.
Wat kost een interne kantoorverhuizing?
De kosten van een interne verhuizing worden bepaald door een handvol factoren:
- het aantal werkplekken en de hoeveelheid inventaris per werkplek;
- de afstand binnen het pand: dezelfde verdieping, een andere etage of een ander gebouwdeel;
- de beschikbaarheid en het draagvermogen van liften;
- de hoeveelheid demontage en montage;
- het tijdstip, zoals avond- of weekendwerk;
- extra diensten zoals een verhuislift, inpakservice of opslag.
Rekenvoorbeeld
Neem een afdeling met twintig werkplekken die één etage omhoog gaat, met een goed werkende goederenlift en medewerkers die hun eigen spullen al hebben ingepakt en gelabeld. Stel dat de kantoorverhuizing zes uur in beslag neemt: 6 × €200 is €1.200. Moeten er daarnaast tien bureaus gedemonteerd en weer opgebouwd worden en vraagt dat vier uur handyman-werk, dan komt daar 4 × €33 = €132 bij. Dit voorbeeld is bedoeld om te laten zien hoe de opbouw werkt; de daadwerkelijke inzet hangt af van uw pand en inventaris en volgt uit de offerte. Meer richtprijzen en een vergelijking met verhuizingen naar een ander pand vindt u bij kosten van een kantoorverhuizing.
De grootste besparing zit zelden in een lager uurtarief. Ze zit in voorbereiding: opgeschoonde archieven, gelabelde dozen, een gereserveerde lift en een lege ontvangende ruimte maken dat de verhuizers geen minuut hoeven te wachten.
Hoe BudgetMoving.nl naar interne verhuizingen kijkt
Wij zien bij interne verhuizingen steeds hetzelfde patroon: de verhuisdag zelf is zelden het probleem, de dagen ervoor wel. Een lift die niet is gereserveerd, een verdieping waar de schilder nog bezig is of werkplekken zonder nummer zorgen voor wachttijd, en wachttijd is in een uurtarief de duurste post. Daarom beginnen wij elk project met een heldere afstemming over de plattegrond, de volgorde en de toegang tot het pand.
Ons uitgangspunt is maatwerk. Een advocatenkantoor met een groot papieren archief vraagt om een andere aanpak dan een softwarebedrijf met flexplekken en veel schermen. Daarom passen wij de inzet aan uw situatie aan, werken wij op flexibele uren wanneer uw organisatie overdag door moet draaien, en zetten wij gespecialiseerd materiaal in voor zware meubels en lastig bereikbare ruimtes. U krijgt vooraf een duidelijke prijsopgave, zodat er achteraf geen verrassingen zijn.
Onze ervaring is dat een interne verhuizing het best slaagt als er één aanspreekpunt aan uw kant is en één aan onze kant. Dan blijven de lijnen kort en weet iedereen op de verhuisdag precies wat er van hem verwacht wordt.
— BudgetMoving.nl
Uw interne verhuizing laten uitvoeren
Staat er een herindeling, een etagewissel of een verbouwing op de planning, dan verzorgt BudgetMoving.nl de complete interne verhuizing: van inpakken en demonteren tot het plaatsen van elke doos op de juiste werkplek, desgewenst buiten kantoortijd. Bekijk onze kantoorverhuizing en vraag een prijsopgave vooraf aan. Wilt u zelf de voorbereiding stap voor stap afvinken, gebruik dan onze checklist voor een kantoorverhuizing.
Veelgestelde vragen
Moet de ondernemingsraad advies geven over een interne verhuizing?
In veel gevallen wel. Een verhuizing van (een deel van) de organisatie is adviesplichtig, ook binnen hetzelfde kantoorgebouw. Raken de plannen aan arbeidsomstandigheden of werktijden, dan kan zelfs instemming nodig zijn. Betrek de OR daarom vroeg en vraag bij twijfel advies aan HR of een arbeidsrechtjurist.
Hoe lang van tevoren moet ik een interne verhuizing plannen?
Voor één afdeling volstaan vaak enkele weken voorbereiding, mits de ontvangende ruimte klaar is. Voor een volledige etage of een carrousel van meerdere afdelingen is meer tijd verstandig, vooral als er een OR-traject of verbouwing aan voorafgaat. Reserveer de verhuizer zodra de datum vastligt, zeker als u buiten kantoortijd wilt verhuizen.
Kan een interne verhuizing in de avond of het weekend?
Ja. BudgetMoving.nl werkt met flexibele uren, zodat een afdeling na sluitingstijd of in het weekend kan verhuizen en medewerkers de volgende werkdag op hun nieuwe plek beginnen. Stem dit wel vooraf af met de gebouwbeheerder, zodat liften en toegang geregeld zijn.
Moet ik een adreswijziging doorgeven bij een interne verhuizing?
Blijft uw organisatie op hetzelfde adres, dan verandert er formeel meestal niets. Verandert wel de etage, de huisnummertoevoeging of de postafhandeling, informeer dan leveranciers, de receptie en vaste bezoekers. Gaat u alsnog naar een ander adres, lees dan hoe u een adreswijziging regelt.
Bronnen
- Rijksoverheid: Welke rechten heeft een ondernemingsraad (OR)?
- Fundament: Adviesrecht bij een verhuizing
- Arboportaal: Waaruit bestaat de RI&E?
- Arboportaal: Wat zegt de wet over tillen en dragen?
- Vrije Universiteit Amsterdam: Intern transport of verhuizing aanvragen
