Server verhuizen: fysiek en digitaal zonder uitval

Een server verhuizen betekent in de praktijk een van twee dingen: de hardware gaat fysiek mee naar een nieuw pand of datacenter, of de inhoud ervan (websites, databases en e-mail) gaat digitaal over naar een andere hostingprovider. Vaak lopen beide routes door elkaar, bijvoorbeeld bij een kantoorverhuizing waarbij de eigen serverkast meegaat en een deel van de diensten tegelijk naar een nieuwe hoster verhuist. In deze gids zet BudgetMoving.nl per route de volgorde, de risico’s en de controlemomenten op een rij, zodat uw systemen op de nieuwe locatie of bij de nieuwe provider direct weer draaien.

Budgetmoving

Verhuis uw kantoor met passende hulp

BudgetMoving biedt op maat gemaakte verhuisoplossingen voor bedrijven, met flexibele processen en professionele hulp bij lastige locaties.

Bekijk verhuisoplossingen

Kort samengevat

Bepaal eerst wat er verhuist: de fysieke hardware, de digitale inhoud, de domeinnaam of een combinatie. Die onderdelen hoeven niet tegelijk te verhuizen.
Bouw bij een digitale migratie de nieuwe omgeving volledig op, test die en zet pas daarna DNS of de domeinnaam om.
Verlaag de TTL van kritieke DNS-records 24 tot 48 uur vooraf en houd de oude omgeving nog enkele dagen tot een week actief.
Bij een fysieke verhuizing horen actuele back-ups, gelabelde apparatuur en een terugvalplan, omdat hardware na uitschakelen en temperatuurschommelingen defect kan raken.
Plan de fysieke verplaatsing buiten kantoortijd en reserveer vooraf transport, inpakhulp en bij lastige toegang een verhuislift.

Inhoudsopgave

Fysiek of digitaal: welke serververhuizing bedoelt u?
Wat u vooraf in kaart brengt
Digitale migratie in zeven stappen
Domeinnaam verhuizen of alleen DNS aanpassen
E-mail laten doorwerken
De nieuwe server testen vóór de omschakeling
Downtime en dataverlies beperken
Een fysieke server verhuizen naar een nieuw pand
Wat kost een serververhuizing?
Zo kijken wij naar serververhuizingen
Uw kantoor en serverkast laten verhuizen
Veelgestelde vragen
Bronnen

Fysiek of digitaal: welke serververhuizing bedoelt u?

Wie zoekt op serververhuizing, vindt vooral handleidingen van hostingproviders over het overzetten van websites. Dat is één kant van het verhaal. Bedrijven met een eigen serverkast, een NAS of een netwerkrack in het kantoor hebben bij een verhuizing te maken met een fysieke operatie: apparatuur uitschakelen, demonteren, vervoeren en op de nieuwe locatie weer opbouwen. De vragen en risico’s verschillen sterk per route.

Aspect	Fysieke serververhuizing	Digitale serververhuizing (migratie)
Wat verhuist	Hardware: servers, racks, switches, opslag, bekabeling	Bestanden, databases, mailboxen, DNS-records, domeinnaam
Wie voert uit	Uw IT-beheerder samen met een verhuizer voor transport en tillen	Uw IT-beheerder, webbouwer of de nieuwe hostingprovider
Grootste risico	Schade door schokken, vocht of temperatuur; verkeerd aangesloten kabels	Dataverlies, verdwenen e-mail, onbereikbare website
Uitval wordt bepaald door	Tijd tussen uitschakelen en weer opstarten	Moment en snelheid van de DNS-omschakeling
Gangbaar moment	Avond of weekend, rond de kantoorverhuizing	Rustig moment met weinig bezoekers of bestellingen

Gaat uw bedrijf als geheel verhuizen, dan valt de server binnen de bredere planning van de bedrijfsverhuizing. Gaat alleen uw hosting over, dan is de digitale route het onderwerp en speelt de verhuizer geen rol.

Wat u vooraf in kaart brengt

Een serververhuizing mislukt zelden op de verhuisdag zelf, maar vaker door iets dat vooraf niet bekend was. Een migratie kan website, database, e-mail en domeinnaam omvatten, en volgens het stappenplan van Domeinopmaat hoeven die onderdelen niet allemaal tegelijk te verhuizen. Dat geeft ruimte om in fasen te werken, mits u weet wat er aan elkaar vastzit.

Leg vooraf minimaal het volgende vast:

Diensten en domeinen: alle websites, subdomeinen en applicaties die op de server draaien.
Technische omgeving: control panel, besturingssysteem, PHP- en databaseversies en SSL-certificaten. WPTS noemt deze punten als vaste onderdelen van de inventarisatie.
Data: databases, bestanden, uploads en back-uplocaties.
Achtergrondprocessen: geplande taken (cron), workers en scripts die op vaste tijden draaien.
Externe koppelingen: betaalproviders, boekhoudpakketten, API’s en diensten die op een vast IP-adres vertrouwen.
E-mail: mailboxen, aliassen, doorsturingen en de DNS-records voor mail.
Fysiek (bij een eigen serverkast): afmetingen en gewicht van racks, de route naar buiten, stroomvoorziening en netwerkaansluitingen op de nieuwe plek.

De Dutch Data Center Association wijst erop dat juist praktische randvoorwaarden zoals toegang, stroom, bekabeling, taakverdeling en reserveonderdelen een technisch migratieplan kunnen maken of breken. Wie die lijst vroeg opstelt, voorkomt dat er op de avond van de verhuizing een stroomgroep of patchkabel ontbreekt.

Digitale migratie in zeven stappen

Voor het overzetten van een website of server naar een andere provider bestaat een volgorde die bij vrijwel elke Nederlandse hoster terugkomt. Het principe: de nieuwe omgeving staat volledig klaar en is getest voordat er iets aan het domein verandert. Hostnet beschrijft deze aanpak als de manier om zonder downtime te verhuizen, en de verhuiscode wordt pas ingevoerd als de back-up volledig is overgezet.

Maak een volledige back-up van bestanden, databases en e-mail, en bewaar die op een andere plek dan de oude server.
Laat het nieuwe pakket of de nieuwe server opleveren en controleer of de softwareversies aansluiten op uw huidige omgeving.
Zet de bestanden over, bijvoorbeeld via FTP, SFTP of een migratietool.
Maak de database aan en importeer de inhoud, en pas configuratiebestanden aan op de nieuwe databasegegevens.
Maak de mailboxen aan en synchroniseer de oude berichten.
Test alles via een tijdelijke URL of het IP-adres van de nieuwe server.
Zet DNS of de domeinnaam om en zeg de oude hosting pas op als alles aantoonbaar werkt.

Webosa hanteert dezelfde volgorde: eerst de nieuwe hosting klaarzetten, bestanden, database en e-mail overzetten en testen, dan de DNS-TTL verlagen, de records of nameservers wijzigen en de oude hosting pas na propagatie opzeggen. Zo zien bezoekers op geen enkel moment een kapotte site.

Domeinnaam verhuizen of alleen DNS aanpassen

Hier ontstaat de meeste verwarring. Een domeinnaam verhuizen betekent dat een andere registrar het beheer van de registratie overneemt. DNS aanpassen betekent alleen dat de records die naar website en mail wijzen een nieuw adres krijgen. Volgens Domeinopmaat kan de domeinregistratie bij DNS-aanpassing gewoon bij de huidige registrar blijven. Voor een serververhuizing is DNS aanpassen vaak voldoende.

Wilt u een .nl-domein toch verhuizen, dan verloopt dat volgens SIDN in vier stappen: u kiest een nieuwe registrar, vraagt bij de huidige registrar een verhuistoken op, en geeft de nieuwe registrar met dat token een verhuisopdracht. De huidige registrar moet het token binnen vijf dagen verstrekken. De nieuwe registrar dient de aanvraag bij SIDN in, en SIDN voert de verhuizing na correcte ontvangst direct uit.

Reken daarbij ook de jaarlijkse kosten mee. TransIP vermeldt na het eerste jaar reguliere tarieven van € 16,50 per jaar voor .nl, € 27,99 voor .com en € 26,99 voor .eu, exclusief btw. Dergelijke tarieven worden regelmatig aangepast; controleer dus het actuele prijsoverzicht van de registrar die u kiest.

E-mail laten doorwerken

E-mail is het onderdeel dat bij een serververhuizing het vaakst misgaat, omdat een fout niet direct zichtbaar is: berichten komen simpelweg niet aan of belanden in de spamfolder. De aanpak die WPTS beschrijft, bestaat uit vier onderdelen:

mailboxen vooraf aanmaken op de nieuwe server;
de oude mailboxen via IMAP synchroniseren, vlak vóór de DNS-omzetting en daarna nogmaals voor de laatste berichten;
bij de overstap het MX-record en de SPF-, DKIM- en DMARC-records bijwerken;
filters, automatische antwoorden en de instellingen in mailprogramma’s en telefoons opnieuw instellen.

Voor de MX-wijziging zelf adviseert Cloudflare in zijn documentatie de TTL drie tot vijf dagen vóór de wijziging naar vijf minuten te verlagen. Hoe korter de TTL op het moment van omzetten, hoe sneller mailservers wereldwijd het nieuwe adres gebruiken.

De nieuwe server testen vóór de omschakeling

Een test die pas plaatsvindt nadat het verkeer is omgezet, is geen test meer maar een storing. OVHcloud adviseert de site vóór livegang via een tijdelijke URL of het server-IP te controleren, inclusief pagina’s, formulieren en functies die met de database werken.

Technisch onderlegde beheerders gebruiken daarnaast vaak het hosts-bestand op hun eigen computer, zodat alleen hun eigen browser de domeinnaam al op de nieuwe server laat uitkomen. Controleer in die testfase in elk geval:

inloggen voor beheerders en klanten;
zoekfuncties, formulieren en uploads;
het afrekenproces en de terugkoppeling van de betaalprovider;
geplande taken en achtergrondprocessen;
uitgaande e-mail, zoals orderbevestigingen en wachtwoordherstel;
het SSL-certificaat en eventuele toegangsregels.

Pas als deze punten werken, is de nieuwe server gereed voor het echte verkeer.

Downtime en dataverlies beperken

Downtime bij een digitale migratie hangt grotendeels af van DNS. Cloudflare adviseert kritieke TTL’s minimaal 24 tot 48 uur vóór de migratie te verlagen, waarbij 300 seconden een gangbare korte waarde is. Daarmee blijft de periode waarin een deel van de bezoekers nog op de oude server uitkomt beperkt.

Dataverlies ontstaat vooral bij dynamische sites: een webwinkel die tussen de eerste kopie en de omschakeling nog bestellingen ontvangt, of een formulier dat inzendingen opslaat. Plan daarom een laatste synchronisatie of een korte inhoudsstop, en leg vooraf vast wie beslist om terug te gaan naar de oude omgeving als de test faalt. Houd die oude omgeving na de omschakeling nog enkele dagen actief, controleer site, inkomende mail en SSL, en zeg de oude hosting pas daarna op.

Bij een fysieke verhuizing gelden andere maatregelen. De Dutch Data Center Association adviseert een checklist, actuele back-ups, aangepaste netwerkplanning, gelabelde apparatuur en een fallback- of rollbackplan. Daarnaast waarschuwt de vereniging dat apparatuur na uitschakelen en door temperatuurschommelingen defect kan raken. Een server die jaren onafgebroken heeft gedraaid, start na een koude nacht in een bus niet altijd zonder klachten op. Reken op reserveonderdelen en op een IT-beheerder die bij het opstarten aanwezig is.

Een fysieke server verhuizen naar een nieuw pand

Bij een kantoorverhuizing gaat de serverkast vaak als laatste de deur uit en als eerste weer aan. De volgorde hieronder is gebaseerd op de manier waarop BudgetMoving.nl kantoorverhuizingen inplant, waarbij uw IT-beheerder verantwoordelijk blijft voor het uit- en inschakelen en de configuratie.

Voorbereiding in de weken ervoor

Maak een actuele, geteste back-up die niet in hetzelfde pand staat.
Fotografeer de achterkant van elk rack en label iedere kabel aan beide uiteinden met een vaste code.
Controleer met de nieuwe locatie of stroomgroepen, koeling en netwerkaansluitingen gereed zijn vóór de verhuisdag.
Stem met uw internetprovider af wanneer de verbinding op het nieuwe adres actief is.
Meet racks en zware componenten op en loop de route van serverruimte tot laadplek na: deuren, trappen, liften en drempels.

De IT-verhuizing checklist werkt deze voorbereiding per week verder uit, inclusief werkplekken, printers en telefonie.

Demonteren, inpakken en transport

Uw IT-beheerder schakelt de systemen gecontroleerd uit. Daarna worden losse componenten in passend verpakkingsmateriaal ingepakt en racks of zware kasten met de juiste hulpmiddelen naar de bus gebracht. Vervoer de apparatuur rechtop, vastgezet tegen schuiven en zonder andere lading erbovenop. Laat apparatuur na transport in een koude periode eerst op kamertemperatuur komen voordat deze wordt ingeschakeld, zodat condens geen kans krijgt.

Ligt de serverruimte op een hoge verdieping zonder geschikte lift, of is het trappenhuis te smal voor een rack, dan is een verhuislift een veilig alternatief. Lees in onze pagina over een verhuislift huren wanneer dat zinvol is en wat erbij komt kijken, zoals een ontheffing of parkeervergunning van de gemeente.

Opbouwen en controleren

Op de nieuwe locatie wordt de apparatuur volgens de foto’s en labels teruggeplaatst. Start de systemen in een vaste volgorde op, meestal eerst netwerk en opslag, daarna servers en applicaties. Controleer of alle diensten bereikbaar zijn voordat medewerkers weer aan de slag gaan. Een uitgebreid overzicht voor het hele kantoor staat in de kantoorverhuizing checklist.

Wat kost een serververhuizing?

De kosten hangen af van de route. Bij een digitale migratie bieden veel hostingproviders een verhuisservice aan, soms kosteloos, maar dan vrijwel altijd binnen grenzen. Antagonist noemt bijvoorbeeld een normaal tarief van € 99 exclusief btw voor het verhuizen van één WordPress- of HTML-website inclusief database en maximaal 10 IMAP-mailaccounts, met een maximum van 4 GB voor website en database samen en 5 GB per mailbox; extra accounts kosten € 9,99 exclusief btw per stuk. Zulke voorwaarden laten zien dat “gratis migratie” vrijwel altijd gebonden is aan omvang en aantal. Een complexe server met meerdere applicaties valt daar meestal buiten.

Bij een fysieke verhuizing betaalt u voor mankracht, transport en materieel. BudgetMoving.nl werkt met vooraf bekende uurtarieven:

Dienst	Tarief
Kantoorverhuizing	€ 200 per uur
Transport met verhuisbus en chauffeur	€ 74,75 per uur
Verhuislift	€ 132 per uur
Inpakservice	€ 45 per uur
Klusjesman (bijvoorbeeld voor demontage van kasten)	€ 33 per uur

Voorrijkosten worden apart berekend; het bedrag hoort u bij de prijsopgave. Voor een kleine serverkast die meegaat met een kantoorverhuizing is de extra tijd meestal beperkt. Een complete serverruimte met meerdere racks vraagt om een offerte op maat.

Zo kijken wij naar serververhuizingen

Wij zien bij kantoorverhuizingen steeds hetzelfde patroon: de digitale kant is tot in detail gepland, maar de fysieke kant wordt pas in de laatste week geregeld. Dan blijkt het rack niet door de deur te passen, staat er geen laadplek vrij of is de lift van het pand die avond buiten gebruik. Dat zijn precies de punten waar een verhuizing uitloopt en de uitvaltijd van uw systemen oploopt.

Onze aanpak is daarom eenvoudig. De IT-beheerder is eigenaar van het uit- en inschakelen, de configuratie en de back-ups. Wij zijn eigenaar van alles daartussen: de route, het tillen, het inpakken, het transport en de toegang tot moeilijk bereikbare locaties, zo nodig met een verhuislift. Door die taakverdeling vooraf vast te leggen, weet iedereen op de verhuisavond wat er van hem verwacht wordt. Wij plannen zo’n verhuizing graag buiten kantoortijd, met een prijsopgave vooraf, zodat de server op maandagochtend weer draait.

— BudgetMoving.nl

Uw kantoor en serverkast laten verhuizen

Verhuist uw bedrijf en gaat de serverkast mee? BudgetMoving.nl verzorgt de complete kantoorverhuizing, van inpakken en demonteren tot transport en het plaatsen op de nieuwe locatie, met flexibele uren en spoedmogelijkheden. Vraag een prijsopgave aan via BudgetMoving.nl en bespreek vooraf de afstemming met uw IT-beheerder.

Veelgestelde vragen

Kan ik een server verhuizen zonder downtime?

Bij een digitale migratie kan dat nagenoeg, als u de nieuwe omgeving vooraf volledig opbouwt en test, de TTL tijdig verlaagt en pas daarna DNS omzet. Bij een fysieke verhuizing is de server altijd enige tijd uitgeschakeld. Die periode beperkt u door buiten kantoortijd te verhuizen en de nieuwe locatie vooraf volledig gereed te hebben.

Moet ik mijn domeinnaam verhuizen als ik van server wissel?

Nee, meestal niet. Het aanpassen van de DNS-records naar het nieuwe IP-adres is voldoende; de registratie kan bij de huidige registrar blijven. Een domeinverhuizing is alleen nodig als u ook het beheer van het domein naar een andere partij wilt overzetten.

Hoe lang duurt het voordat een DNS-wijziging overal actief is?

Dat hangt af van de TTL die vóór de wijziging was ingesteld. Met een korte TTL van bijvoorbeeld 300 seconden gebruiken de meeste systemen het nieuwe adres binnen enkele minuten tot uren. Daarom wordt de TTL een tot twee dagen van tevoren verlaagd.

Mag een verhuizer mijn serverapparatuur vervoeren?

Ja, het fysieke transport, het tillen en het inpakken kan een verhuizer verzorgen. Het gecontroleerd uitschakelen, het ontkoppelen en het opnieuw configureren hoort bij uw IT-beheerder. Bij middelgrote en grote serverruimtes adviseert de Dutch Data Center Association gespecialiseerde IT-verhuizers in te schakelen.